Privacybeleid administratiekantoor BoekhoudBaas

Op deze pagina leggen wij (BoekhoudBaas, handelsnaam van BoekhoudClub BV, gevestigd aan de Transistorstraat 71C, 1322CK in Almere en ingeschreven in het handelsregister onder KvK-nummer: 82112258), uit op welke wijze we met jouw persoonsgegevens omgaan.

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening verwerkt BoekhoudBaas (hierna te noemen BoekhoudBaas) persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Gegevens van organisaties zijn geen persoonsgegevens.

BoekhoudBaas vindt het belangrijk om jouw privacy te beschermen en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring is er voor klanten of toekomstige klanten, bezoekers van de website, andere personen die contact opnemen met BoekhoudBaas en sollicitanten (hierna ook te noemen: “jou(w)” of “betrokkene”).

Met welk doel verwerkt BoekhoudBaas persoonsgegevens?

BoekhoudBaas verwerkt persoonsgegevens met als doel om:

  • je boekhouding te doen;
  • je btw-aangifte te verzorgen;
  • je inkomstenbelasting (ib) en vennootschapsbelasting (vpb) aan te geven;
  • je jaarrekening en KvK-jaarrekening op te stellen;
  • het onderhouden van (klant)contact;
  • het verzenden van nieuwsbrieven;
  • het uitvoeren van activiteiten gericht op vergroting van het klantenbestand;
  • het verzenden van facturen;
  • het verzoeken om een automatische incasso
  • het optimaliseren van de website;
  • het meten en bijhouden van algemene gebruikersstatistieken van de website.

Welke persoonsgegevens gebruikt BoekhoudBaas?

Voor het uitvoeren van deze dienst verwerkt BoekhoudBaas persoonsgegevens. Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienstverlening en omstandigheden. Het zijn persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt aan BoekhoudBaas voor het kunnen uitvoeren van bovengenoemde dienstverlening. Vaak gaat het om de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens;
  • geslacht;
  • geboortedatum en -plaats;
  • andere contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres;
  • organisatie en functiegegevens;
  • burgerlijke staat, gegevens partner en eventuele informatie over kinderen (voor zover nodig voor aangiften);
  • IBAN / bankrekeningnummer(s);
  • andere informatie die noodzakelijk is voor het goed kunnen uitvoeren van de dienstverlening en vrijwillig door betrokkene aan BoekhoudBaas is verstrekt;
  • persoonsgegevens die worden verzameld tijdens klantcontact via e-mail of telefonisch;
  • sollicitanten gegevens;
  • gegevens over jouw activiteiten op onze website voor Google Analytic (zie ook kopje “Delen gegevens met anderen”).

Er worden ook gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt door BoekhoudBaas: bankgegevens; salaris en andere (financiële) gegevens die voor fiscale aangiften nodig zijn; kopie identiteitsbewijzen; burgerservicenummer (BSN); politieke voorkeur of geloofsovertuiging, bij het verwerken van giften in aangiften inkomsten- en vennootschapsbelasting kan dit duidelijk worden; gezondheidsgegevens, die bij het verwerken van persoonsgebonden aftrek of medische kosten inzichtelijk kunnen worden; gegevens van personenen jonger dan 16 jaar.

Verwerkingsgrondslag

BoukhoudBaas mag persoonsgegevens alleen verwerken als er een wettelijk grondslag (reden) voor is. Zo mag BoekhoudBaas persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Het doen van de boekhouding op verzoek van de klant is hier een goed voorbeeld van. Ook als er toestemming is gegeven aan BoekhoudBaas mogen persoonsgegevens worden verwerkt. Deze toestemming kan de betrokkene op ieder gewenst moment intrekken. Toestemming moet wel in vrijheid gegeven zijn, specifieke zijn, betrokkene moet goed geïnformeerd te zijn en ondubbelzinnig. Een reden kan ook zijn dat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijk verplichting die op BoekhoudBaas rust. Of, de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van BoekhoudBaas.

Delen van persoonsgegevens met anderen

BoekhoudBaas kan voor het verwerken van persoonsgegevens andere partijen ((sub)verwerkers) inschakelen om uitvoering te geven aan de verwerkingsdoeleinde zoals omschreven bij “Met welk doel verwerkt BoekhoudBaas persoonsgegevens?” Hierbij kun je denken aan partijen die over specialistische kennis of middelen beschikken die wij niet in huis hebben. Ook worden er partijen ingeschakeld die inzage in de persoonsgegevens kunnen hebben, zoals systeembeheerders of hostingpartijen.

BoekhoudBaas deelt geen persoonsgegevens met andere partijen voor commerciële doeleinden of goede doelen.

In het geval dat we persoonsgegevens delen met andere partijen heeft BoekhoudBaas een (sub)verwerkingsovereenkomst met deze partijen afgesloten, waarin is geregeld dat partijen zorgvuldig met persoonsgegevens omspringen en zich houden aan de gemaakte afspraken van onze privacyverklaring.

Met de volgende partijen zijn verwerkingsovereenkomsten afgesloten:

Jortt BV

Webapplicatie waarin alle boekhouddata opgeslagen en de boekhouding grotendeels automatisch verwerkt wordt.

Google Analytics

Bezoekersstromen van de website kunnen hiermee worden gemeten.

Google Drive zakelijk

Opslaan van klantgegevens voor facturatie.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan onze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor jouw gebruiksgemak. Ze zorgen dat de website goed werkt en onthoudt je voorkeursinstellingen. Via Google Analytics zorgen we er ook voor dat we de website kunnen optimaliseren. BoekhoudBaas heeft Google Analytics privacy vriendelijk ingesteld (anonimiseren van je IP-adres). Er wordt geen persoonlijke data zoals telefoonnummer of e-mailadres opgeslagen, maar de cookies geven wel informatie over het internetgedrag. Voor het plaatsen van deze cookies heeft BoekhoudBaas geen toestemming nodig, omdat het plaatsen van deze cookies geen gevolgen heeft voor je privacy.

Beveiliging

BoekhoudBaas neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen voor zover die in redelijkheid van ons kan worden verlangd. Hierbij houden wij rekening met het soort persoonsgegevens, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. Zo hebben wij maatregelen genomen: toegang tot jouw gegevens is alleen mogelijk voor personen (medewerkers en/of subverwerkers) die voor de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk zijn; toegang tot jouw persoonsgegevens door medewerkers van BoekhoudBaas vindt plaats door middel van een wachtwoord, en daar waar mogelijk met tweestapsverificatie; jouw bezoek aan de website van BoekhoudBaas is beveiligd door een SSL certificaat waardoor jouw verbinding met de website privé is (slotje voor de url); wij maken continu (encrypted) back-ups van de bestanden om verlies te voorkomen; wij sluiten verwerkingsovereenkomsten met (sub)verwerkers die wij inschakelen; er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt; werknemers zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht.

In situaties waarin BoekhoudBaas is aan te merken als verwerker, zoals bijvoorbeeld bij het doen van de boekhouding voor jou, sluiten wij een verwerkingsovereenkomst. Deze overeenkomst is opgenomen in de algemene voorwaarden.

Voor situaties waarin BoekhoudBaas aan te merken is als verwerkingsverantwoordelijke, zoals bijvoorbeeld bij gegevens van sollicitanten, hebben we de kern van ons privacybeleid vastgelegd in deze privacyverklaring.

Uitzondering geheimhouding en delen persoonsgegevens

De geheimhouding geldt niet als BoekhoudBaas op grond van de wet-of regelgeving verplicht is om anders te handelen of als BoekhoudBaas het gerechtvaardigd acht. Bijvoorbeeld als BoekhoudBaas een bindend verzoek of opdracht ontvangt van een daartoe bevoegde instantie, en ook om eigendom of veiligheid van BoekhoudBaas te beschermen. We stellen je hiervan op de hoogte indien de regelgeving dit toelaat. Wij proberen altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Wat als er toch iets misgaat?

Mocht er sprake zijn van een datalek, dan stellen wij jou (behoudens zwaarwegende redenen en/of belangen) op de hoogte nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd. Het kan dan gaan om persoonsgegevens die zijn vernietigd, verloren, gewijzigd of gedeeld zonder dat dit de bedoeling was. Wij streven ernaar jou hierover binnen 48 uur te informeren.

Een datalek moet in bepaalde gevallen door de verwerkingsverantwoordelijke worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is aan de orde wanneer een datalek leidt, of kan leiden tot een risico op de vrijheden en rechten van betrokkenen. Indien dit van toepassing is zal BoekhoudBaas dit melden.

Als jij de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met 036 - 200 2345 of via het contactformulier op de website.

Bewaartermijn

Jouw persoonsgegevens worden door BoekhoudBaas bewaard, maar niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld en om te voldoen aan de verplichtingen op basis van wetgeving en beroepsregels.

Boekhouding (administratieve en financiële gegevens)

Jouw boekhoudgegevens worden bewaard in de Jortt webapplicatie. Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 of 10 jaar te bewaren (wettelijke bewaarplicht). Indien je de overeenkomst opzegt met BoekhoudBaas worden alle persoonsgegevens bij BoekhoudBaas verwijderd. Je boekhoudgegevens zijn dan nog wel opgeslagen in de Jortt webapplicatie. Hierin kun je zelf de administratie verwijderen indien gewenst (let op de wettelijke bewaarplicht!).

Klantcontact

Persoonsgegevens die zijn verzameld tijdens klantcontact worden gedurende 7 jaar bewaard indien de vragen inhoudelijk van invloed zijn op de dienstverlening (boekhouding), anders worden deze maximaal 2 jaar bewaard. Indien je de overeenkomst opzegt met BoekhoudBaas worden alle persoonsgegevens na 2 maanden verwijderd, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.

Sollicitanten

Gegevens van sollicitanten worden maximaal 4 weken bewaard tenzij de sollicitant toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren (maximaal 1 jaar).

Personeelsdossier

Personeelsdossiers (verslagen functioneringsgesprekken, waarschuwingen etc.) worden maximaal tot 2 jaar na einde dienstverband bewaard.

Jouw rechten

Recht op inzage Wil je weten welke gegevens we van jou hebben vastgelegd en hoe deze bewaard worden? Dan heb je het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen. Stuur ons dan een e-mail. Je krijgt dan binnen 4 weken een overzicht van jouw gegevens.

Recht op rectificatie

Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren.

Recht op overdracht

Mocht je willen overstappen naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht van je gegevens die bij Jortt liggen opgeslagen.

Recht op wissen van gegevens

Wil je niet langer dat jouw gegevens bij BoekhoudBaas zijn vastgelegd? Dan kun je je gegevens wissen door je overeenkomst op te zeggen tenzij BoekhoudBaas een bewaarplicht heeft. Let hierbij op dat je zelf een bewaarplicht hebt voor de Belastingdienst.

Recht op beperking van uw persoonsgegevens

Je hebt recht om BoekhoudBaas je gegevens niet te laten gebruiken. Boekhoudbaas moet na je verzoek het verder verwerken van je gegevens stoppen. Dit kan voorkomen als bijvoorbeeld jouw gegevens onjuist zijn, of BoekhoudBaas mag je gegevens niet wissen, omdat jij deze nog nodig hebt voor bijvoorbeeld een juridische procedure.

Recht op het indienen van een klacht

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat BoekhoudBaas niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap

Recht op het stoppen van gegevensgebruik (bezwaar)

Wil jij niet dat Jortt jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens.

Het gebruik maken van deze rechten kan via het contactformulier op de website onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, id-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.

Wijzigen privacyverklaring

Boekhoudbaas kan de privacyverklaring wijzigen of aanpassen. De meest recente versie van onze privacyverklaring is altijd te raadplegen op onze website.

Vragen over Privacy?

Om toe te zien dat er zorgvuldig met je persoonsgegevens wordt omgegaan is er een aanspreekpunt die jou bij vragen omtrent privacy of bij het uitoefenen van je privacy rechten kan helpen.
Feedback van onze gebruikers De meest waardevolle informatie krijgen we van onze gebruikers zelf. Heb je zelf een idee of loop je tegen problemen aan bel ons dan op 036 - 200 2345 of stuur ons een bericht. Heb je nog vragen over het privacybeleid van BoekhoudBaas? Neem gerust contact met ons op.